Het runnen van een Pilatesstudio is inspirerend — maar de dagelijkse administratie? Niet altijd.
Tussen het beheren van roosters, betalingen en klantberichten blijft er vaak weinig tijd over voor wat echt telt: lesgeven.

Gelukkig kun je vandaag de meeste van deze takenautomatiseren. Met de juiste tools bespaar je uren per week, verminder je fouten en geef je je klanten een professionele ervaring.

In deze gids ontdek je stap voor stap hoe je jouwboekingen, betalingen en communicatie automatiseert— zodat je met meer rust en efficiëntie kunt werken.

Waarom automatiseren belangrijk is voor Pilatesstudio’s

Automatisering gaat niet over minder persoonlijke aandacht, maar overmeer focus op wat belangrijk is.
Wanneer klanten op elk moment online kunnen boeken en betalen, wordt jouw studio toegankelijker en betrouwbaarder.

Voordelen van automatisering:

• Minder administratie → meer tijd voor klanten
• Minder gemiste lessen of vergeten betalingen
• Betere klantervaring met automatische bevestigingen
• Duidelijke inzichten in je bedrijf
• Gemakkelijk schaalbaar wanneer je groeit

Stap 1: Maak boekingen online mogelijk

Nog steeds afspraken bijhouden via WhatsApp of Excel? Tijd om over te stappen op eenonline boekingssysteem.

Met een goed systeem kunnen klanten zelf lessen reserveren via je website of sociale media — zonder dat jij iets hoeft te doen.

Waar je op moet letten:

• Real-time beschikbaarheid
• Mobielvriendelijke interface
• Automatische e-mails en herinneringen
• Integratie met Google Agenda
• Beheer van instructeurs en zalen

Aanbevolen tool:

Pepperoni Booking Een moderne boekingsoplossing speciaal ontworpen voor Pilatesstudio’s en zelfstandige instructeurs.
Met Pepperoni Booking kunnen klanten 24/7 lessen boeken, en zie jij alles overzichtelijk in één dashboard.

Stap 2: Automatiseer betalingen

Cash, tikkies en losse bankoverschrijvingen kosten tijd — en veroorzaken verwarring.
Met een geautomatiseerd betalingssysteem loopt alles soepel en veilig.

Aanbevolen betaalmethoden voor Nederland:

• iDEAL– de populairste online betaalmethode
• Creditcard (Visa, Mastercard)
• Apple Pay / Google Pay
• Abonnementen of strippenkaarten

Pepperoni Booking ondersteunt betalingen viaStripe, inclusief iDEAL en SEPA-incasso’s.
Betalingen worden automatisch verwerkt en klanten ontvangen direct een bevestiging — zonder dat jij iets hoeft te doen.

Stap 3: Automatiseer communicatie en herinneringen

Je herkent het vast: berichten van klanten over gemiste lessen of vergeten tijden.
Met automatische e-mails en notificaties bespaar je jezelf talloze berichten.

Handige automatiseringen:

• Herinneringsmail 24 uur voor de les
• Bedankmail na de les
• Automatische meldingen bij open plekken op de wachtlijst
• Verjaardagsmails of promoties

Pepperoni Booking stuurt deze berichten automatisch, en kan gekoppeld worden aan tools zoalsMailchimp,WhatsApp Businessof zelfsMeta Ads Managervoor remarketing.

Stap 4: Gebruik data om slimmer te plannen

Automatisering betekent ook inzicht. Je ziet precies:

• Welke lessen het snelst vol raken
• Welke tijdstippen het populairst zijn
• Wanneer klanten afhaken

Met deze informatie kun je gericht optimaliseren — bijvoorbeeld door extra lessen toe te voegen op drukke tijden of acties te plannen op rustige dagen.

️ Stap 5: Koppel je systemen

De kracht van automatisering zit in deverbinding tussen al je tools:

• Boekingen → Betaling → Herinnering → Rapportage
• Website → CRM → E-mailmarketing

Pepperoni Booking kan eenvoudig geïntegreerd worden metGoogle Calendar,Mailchimp, en zelfs lokale platforms zoalsTrustooofDe Telefoongids, zodat je bedrijf goed zichtbaar blijft.

‍️ Voorbeeld: een geautomatiseerde werkdag

1. 1Een nieuwe klant vindt je studio via Google of Trustoo en boekt een proefles online.
2. 2De betaling verloopt automatisch via iDEAL.
3. 3De dag voor de les ontvangt de klant een herinnering per e-mail.
4. 4Na de les krijgt de klant een automatische bedankmail met een kortingsaanbieding.
5. 5Alle gegevens verschijnen automatisch in je dashboard.

En jij? Je hoefde niets handmatig te doen.

Conclusie

Automatisering vervangt niet het persoonlijke contact — hetmaakt het mogelijkom er meer van te geven.

Met Pepperoni Booking loopt jouw Pilatesstudio soepel, professioneel en zonder stress:

• Geen vergeten betalingen
• Geen dubbele boekingen
• Geen eindeloze administratie

Gewoon een gestroomlijnd bedrijf en tevreden klanten — elke dag opnieuw.