Hoe overstappen
Als u erover heeft nagedacht om uw huidige boekingssysteem te verlaten maar dat nog niet heeft gedaan, bent u niet de enige. Het product is zelden de drempel — de overstap is dat wel. Verloren gegevens, personeel dat opnieuw getraind moet worden, een paar weken operationele mist. Dit is een gids om over te stappen op de manier waarop studio's met een eigenaar-beheerder dat eigenlijk willen: langzaam, parallel, met iemand aan de lijn wanneer het erop aankomt.
Hoe u overstapt van studio-boekingssysteem zonder een week van uw studio te verliezen.
Als u erover heeft nagedacht om uw huidige boekingssysteem te verlaten maar dat nog niet heeft gedaan, bent u niet de enige. Het product is zelden de drempel — de overstap is dat wel. Verloren gegevens, personeel dat opnieuw getraind moet worden, een paar weken operationele mist. Dit is een gids om over te stappen op de manier waarop studio's met een eigenaar-beheerder dat eigenlijk willen: langzaam, parallel, met iemand aan de lijn wanneer het erop aankomt.
21 dagen gratis proefperiode · Geen creditcard vereist · Installatie in 10 minuten · Geleid door de oprichter
Vergelijkt u uw opties nog? Bekijk hoe u een boekingssysteem kiest.
- Installatie door founders
- 10 min.
- Gratis proefperiode, geen creditcard
- {trialDays} dagen
- Gebruik beide systemen tegelijk
- Parallel
- Dagen downtime
- Nul
De drie angsten die de meeste studio's op een systeem houden dat ze zijn ontgroeid.
Eigenaren-beheerders blijven niet bij imperfecte software omdat ze er zo van houden. Ze blijven omdat het alternatief — overstappen — voelt als een project waar ze geen tijd voor hebben. Dit zijn de drie zorgen die het vaakst naar voren komen in gesprekken met studio's die een overstap overwegen. We hebben de hele transitie zo ontworpen dat we elk van deze zorgen wegnemen.
Klantgeschiedenis verliezen
U heeft in de loop der jaren een relatiedatabase opgebouwd — aanwezigheid, voorkeuren, betalingsgeschiedenis, pakketsaldi. De meeste studio's vrezen dat overstappen betekent dat ze vanaf nul moeten beginnen en aan elke vaste klant moeten uitleggen waarom hun dossier nu de status 'nieuw' heeft.
U hoeft niets in bulk te importeren voordat u begint. Nieuwe boekingen worden automatisch gevuld zodra uw bestaande klanten voor het eerst via Pepperoni Booking boeken. Uw relatie met elke klant blijft behouden; het systeem leert hen simpelweg kennen wanneer ze langskomen.
Uw instructeurs opnieuw trainen
Als uw instructeurs er maanden over deden om het huidige systeem onder de knie te krijgen, is het idee om hen door een tweede leercurve te loodsen — terwijl ze ook nog lessen geven — vermoeiend. De meeste studio-eigenaren verdragen liever imperfecte software dan dat ze hun team vragen om een nieuwe interface te leren.
Instructeurs hebben geen training nodig. Ze loggen in, bekijken de lessen van de dag en geven les. De interface is bewust compact: instructeurs zien studenten, roosters en aanwezigheid — niets anders. Als uw instructeurs een telefoon kunnen bedienen, kunnen ze Pepperoni Booking gebruiken.
Uit de lucht zijn tijdens de overstap
Het meest realistische scenario van een slechte overstap is niet catastrofaal — het zijn twee weken waarin geen van beide systemen volledig werkt, uw klanten niet kunnen boeken en u zelf weer als doorgeefluik functioneert. Dat is het scenario waar studio's echt bang voor zijn, en dat is waarom de meesten niet overstappen.
Er is geen downtime. Uw huidige systeem blijft gewoon werken. Pepperoni Booking draait parallel — één lestype, één instructeur of één locatie tegelijk. Uw klanten merken er niets van. U beslist wanneer (of dat) u het oude systeem definitief stopzet, nadat u heeft gezien hoe Pepperoni Booking presteert bij echte boekingen.
Van het eerste gesprek tot een volledig draaiende studio, in ongeveer twee maanden.
De meeste studio's zijn er niet aan toe om alles in één keer om te zetten, en dat is prima. De standaardroute is een soepele, parallelle overgang: Pepperoni Booking beheert één onderdeel van uw studio, terwijl al het andere precies zo blijft werken als nu. Dit is hoe de eerste twee maanden eruitzien, week na week.
- Dag 1
Een gesprek van 30 minuten met de oprichter
U spreekt Daishin Murooka tijdens een gesprek van 30 minuten. We nemen samen de realiteit van uw studio door — lestypes, het instructeursrooster, hoe klanten momenteel boeken, wat knelpunten zijn en wat juist goed werkt. Geen ingestudeerde demo's, geen slides. U stelt uw vragen; wij antwoorden eerlijk, ook als Pepperoni Booking niet de juiste match blijkt te zijn.
Aan het einde van het gesprek staat de basisopzet van uw studio live in Pepperoni Booking. U kunt direct inloggen. Er is niets veranderd in uw huidige systeem.
- Week 1
Eén lestype live, de rest ongewijzigd
We kiezen één lestype — meestal de eenvoudigste — en zetten deze over naar Pepperoni Booking. Uw andere lessen blijven op het systeem staan dat u nu gebruikt. Uw bestaande klanten blijven boeken zoals ze altijd al deden. Het nieuwe lestype krijgt een boekingslink van Pepperoni Booking; we delen die link op de plekken waar u normaal gesproken uw boekingsinformatie deelt.
De eerste echte boekingen stromen binnen via Pepperoni Booking. U ervaart hoe het in de praktijk werkt voor echte studenten, zonder dat u lopende processen verstoort.
- Weken 2–4
Parallelle test — Pepperoni Booking naast uw huidige systeem
Beide systemen draaien naast elkaar. We voegen lestypes, instructeurs of locaties toe aan Pepperoni Booking in het tempo dat past bij uw studio — nooit sneller dan u prettig vindt. Uw huidige systeem blijft actief totdat u besluit ermee te stoppen. We staan direct voor u klaar zodra u een vraag heeft.
U vormt een reële mening over Pepperoni Booking op basis van een maand echt gebruik, niet op basis van een demo. Als het niet werkt voor uw studio, kunt u op elk moment stoppen zonder dat uw gegevens vastzitten en zonder contract.
- Maand 2
U beslist — en de overstap is al voltooid.
In de tweede maand verloopt het merendeel van de boekingen bij de meeste studio's via Pepperoni Booking. Het besluit om volledig over te stappen is meestal een formaliteit: het nieuwe systeem draait al weken, het team gebruikt het al en de klanten boeken er al via. U neemt afscheid van het oude systeem wanneer het u uitkomt.
U bent volledig over op Pepperoni Booking. Geen migratieweekend, geen gedoe met livegang en geen trainingsweekend voor het personeel. De overstap is geleidelijk verlopen, terwijl uw studio gewoon open bleef.
Wat blijft hetzelfde, en wat verbetert geruisloos.
Overstappen van software zou niet moeten betekenen dat u uw studio opnieuw moet opbouwen. Vrijwel alles aan de manier waarop u uw onderneming runt, blijft precies zoals het nu is. Een paar dingen worden eenvoudiger — dit zijn de zaken die studio's als eerste opmerken.
Blijft hetzelfde
Uw klantrelaties
Uw bestaande klanten behouden hun telefoonnummers, pakketsaldi, voorkeuren en hun relatie met uw instructeurs. Er verandert niets aan de manier waarop u hen kent.
Verbetert geruisloos
Het boekingsproces verloopt rustiger
In de plaats van u te appen of naar de studio te bellen, zien uw klanten de live beschikbaarheid en boeken ze zelf. U bent niet langer de berichtenwachtrij. Dezelfde klanten, minder onderbrekingen.
Blijft hetzelfde
Uw rooster en lesstructuur
De lessen die u geeft, wanneer u ze geeft, wie wat geeft, de capaciteit per les, terugkerende patronen — dit wordt allemaal rechtstreeks overgenomen. U hoeft uw studio niet te herstructureren om in een systeem te passen.
Verbetert geruisloos
Terugkerende boekingen kosten geen wekelijkse moeite meer
Vaste afspraken worden eenmalig ingesteld en lopen vanzelf door. Het wekelijkse 'elke dinsdag om 10:00 uur'-boekingsritueel verdwijnt uit uw inbox. Hetzelfde rooster, minder regelwerk.
Blijft hetzelfde
Hoe u met klanten communiceert
WhatsApp, Instagram DM, e-mail, telefoon, papier — welke kanalen u vandaag de dag ook gebruikt, u blijft ze gebruiken. Pepperoni Booking draait er simpelweg naast, niet in plaats daarvan.
Verbetert geruisloos
Herinneringen, bevestigingen en wachtlijsten lopen vanzelf
Bevestigingen worden automatisch verzonden. Wachtlijsten vullen de vrijgekomen plaats op wanneer iemand annuleert. Herinneringen worden vóór de les verstuurd. Het aantal routineberichten daalt met wel 80 procent.
Blijft hetzelfde
De identiteit en het merk van uw studio
Uw studionaam, uw huisstijl, de toon van uw boekingspagina — dit blijft allemaal van u. Pepperoni Booking plaatst zijn eigen naam niet op de pagina die uw klanten zien. De boekingspagina is volledig van uw studio.
Verbetert geruisloos
U ziet eindelijk wat er werkelijk gebeurt
Welke lessen volstromen. Welke instructeurs de langste wachtlijsten hebben. Waar capaciteit onbenut blijft. Rapportages waar u voorheen een spreadsheet voor nodig had, zijn er nu standaard — een helder en rustig overzicht van de studio die u altijd op intuïtie heeft geleid.
Begeleiding door de oprichter. Geen opstartkosten. Altijd opzegbaar.
U spreekt met de oprichter, niet met een verkoopteam.
Pepperoni Booking is gebouwd en wordt beheerd door Daishin Murooka, die ook Larry's School of Ballet runt — een echte balletorganisatie met meer dan 10 locaties. Elke studio die zich aansluit bij Pepperoni Booking maakt persoonlijk kennis met Daishin tijdens het introductiegesprek, de parallelle testfase en de eerste maand van het gebruik. Er is geen overdracht naar een verkoopteam, geen implementatieconsultant en geen wachtrij voor klantenservice. Dezelfde persoon die het systeem heeft ontworpen, helpt u bij de overstap.
Daishin Murooka
Oprichter, Pepperoni Booking · Manager, Larry's School of Ballet
Wat we bespreken tijdens het introductiegesprek
- 1
De dagelijkse praktijk van uw studio
Hoe u vandaag de dag te werk gaat: lestypes, het rooster van instructeurs, hoe klanten momenteel boeken, wat er moeizaam verloopt en wat juist goed werkt. Geen aannames — we vragen, u vertelt, en wij luisteren.
- 2
Uw plan voor de parallelle testfase
Welk specifiek lestype, welke instructeur of welke locatie we als eerste overzetten, binnen welk tijdsbestek, en wat er nog op uw huidige systeem blijft staan. Afgestemd op uw tempo, niet het onze.
- 3
Wat uw instructeurs moeten weten
Meestal een rondleiding van 10 minuten — de weergave voor instructeurs is bewust compact gehouden. Uw team hoeft geen urenlange training te volgen; ze zien direct hun studenten en kunnen lesgeven.
- 4
Geleidelijk live gaan
We kiezen een echte les op een echte datum. De boekingen stromen binnen. Uw huidige systeem blijft gewoon draaien. Geen stress of onverwachte problemen.
- 5
Evaluatie na de eerste maand
Na vier weken bekijken we hoe het in de praktijk gaat met de echte boekingen. U beslist wat u wilt toevoegen, wat u in uw huidige systeem wilt behouden, of dat Pepperoni Booking toch niet de juiste match is.
Als het niet de juiste match is, kunt u probleemloos stoppen.
Overstappen naar een ander systeem zou u niet moeten binden. Of u nu blijft of weggaat, de voorwaarden blijven gelijk:
Geen opstartkosten
Onboarding onder begeleiding van de oprichter is inbegrepen. U betaalt niets extra om te starten en er is geen implementatiecontract dat u moet ondertekenen.
Geen creditcard vereist tijdens de proefperiode
{trialDays} dagen, het volledige platform, geen betalingsgegevens vereist. De proefperiode eindigt na {trialDays} dagen — en niet met een onverwachte afschrijving.
Annuleer op elk moment, zonder boete
Maandelijkse facturering. Wanneer u stopt, stopt de facturering aan het einde van de lopende cyclus — geen minimale contractduur, geen opzegtermijn en geen facturen nadat u bent vertrokken.
De beslissing om over te stappen moet omkeerbaar zijn. Daarom hebben we de voorwaarden bewust zo opgesteld.
Veelgestelde Vragen
Vind antwoorden op veelgestelde vragen over Pepperoni Booking
Heeft u nog vragen?
Bekijk alle veelgestelde vragenU stopt niet met het runnen van uw studioom van boekingssysteem te wisselen.
Meld u aan voor de oprichtersgroep. 100 studio's in totaal. Stuk voor stuk persoonlijk begeleid bij de onboarding door de oprichter. De juiste manier om uw huidige systeem achter u te laten.
21 dagen gratis proefperiode · Geen creditcard vereist · Setup door de oprichter · We volgen uw tempo